PLANO DE CONTINGÊNCIA: Você sabe o que é, sua importância e para que serve?
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Vivemos em um mundo dinâmico, que muda constantemente através do desenvolvimento de novos métodos e tecnologias e também de mudanças como a que estamos vivenciando neste momento. O vírus COVID-19 chegou em nosso país e nos obriga à vivenciarmos mudanças em nossa rotina e em nossos hábitos. Órgãos públicos, empresas e diversas outras organizações encontram-se perdidas em um turbilhão de informações do que se deve ou não fazer, de que forma atuar e como se resguardar. Podemos dizer que todos estão planejando ações durante os acontecimentos, durante os fatos sendo vivenciados e de fato não deveria ser esta a forma correta de planejar.
Diante dessa situação, o plano de contingência se torna uma estratégia válida e importante para o planejamento e posicionamento de toda e qualquer organização. Mas saliento que seus conceitos devem ser conhecidos por todos e de que forma devem iniciar sua elaboração.
Para entendermos melhor sobre o assunto vamos ao significado de contingência: “Possibilidade de que algo aconteça ou não”.
Sendo assim, podemos definir plano de contingência como sendo um conjunto de ações alternativas que possuem caráter preventivo para a proteção de uma organização. Ele é utilizado sempre que acontece algum evento que possa modificar a rotina das atividades de toda e qualquer organização. Deste modo, caso ocorra algo que fuja da normalidade, a segurança, as atividades e a qualidade, não serão comprometidas e estará sim preparada para dar uma pronta resposta adequada e eficaz.
“O Plano de Contingência é um documento onde estão definidas as responsabilidades estabelecidas em uma organização, para atender a uma emergência e também contêm informações detalhadas sobre as características da área ou sistemas envolvidos. É um documento desenvolvido com o intuito de treinar, organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais. O plano de contingência também é chamado de plano de continuidade de negócios, plano de recuperação de desastres ou plano de gerenciamento de incidentes”.
Toda organização está exposta a situações anormais em sua rotina, sempre existe algo que sai do controle e, diante dessas situações, é fundamental possuir um plano de contingência. Se faz necessária a mobilização de recursos humanos e logísticos para fazer frente a um incidente ou para executar determinada tarefa. Ter um plano de contingência é estar sempre preparado para reagir.
Pode-se também dizer que o Plano, além de servir para minimizar danos, também serve para manter as pessoas da empresa calmas na hora da tempestade. Eles são destinados a conter efeitos muito graves, ou seja, situações que as pessoas teriam dificuldades para contornar. Assim, é fundamental que você promova treinamento sobre esse plano, incluindo simulações, exercícios e tudo que for necessário.
Portanto, o plano de contingência pode ser utilizado por qualquer área de negócio que precisa conter riscos e controlar anomalias que surgem durante a execução de um plano original de atividades. O mesmo descreve de forma clara, concisa e completa as respostas ou ações que devem ser desencadeadas diante de adversidades, sinistros, perdas ou danos, seja de ordem pessoal ou patrimonial. Em resumo: trabalha-se com cenários de riscos de forma a pensar em impactos potenciais e planejar aspectos de resposta: recursos necessários, tarefas e responsáveis.
Vale ressaltar que as empresas capitalistas não são as únicas entidades a desenvolverem Planos de Contingência. Os governos em suas três esferas, bem como as organizações sem fins lucrativos, comumente conhecidas como ONGs, são susceptíveis a criar planos de contingência que podem ser implementados sempre que as circunstâncias exigirem e do modo que as circunstâncias demandarem.
Deseja ver um exemplo de plano de contingência? Acesse o Plano de Contingência Nacional para Infecção Humana pelo novo Coronavírus COVID-19, disponível em:
Segue também guia de elaboração de Plano de Contingência, disponível em:
REFERÊNCIAS:
MINISTÉRIO DA SAÚDE. Secretaria de Vigilância em Saúde – https://www.saude.gov.br/saude-dea-z/coronavirus
ABNT. Norma ISO 31000: 2018 – Gestão de Riscos – Princípios e Diretrizes. Rio de janeiro: ABNT, 2018.
REZENDE, Antonio Carlos de Souza. Como aplicar um Plano de Contingências à Logística. Revista Logística. São Paulo: IMAM, agosto / 2006.
